ماهیت، موجودیت یا Entity:

یک Entity به عنوان موجودیتی جهت مدیریت اطلاعات تجاری در CRM استفاده شده است. مخاطبین، تیکت ها، مشتریان، سرنخ های تجاری، فرصت های تجاری، اقدامات و فعالیت هایی که در راستای مشتری مداری صورت میگیرد،… تماما موجودیت هایی هستند که وظیفه ی نگهداری از اطلاعات و ثبت آنها را برعهده دارند.

به عبارت دیگر یک Entity جدولی از پایگاه داده در CRM تعریف می شود که هرکدام وظیفه نگهداری از اطلاعات مخصوص با مفهوم تعریف شده برای آن را دارد برای مثال موجودیت مخاطبین حاوی اطلاعات اشخاصی هست که یک سازمان با آنها در ارتباط می باشد. یک موجودیت تیکت می تواند شامل تمام موارد و مسائلی باشد که در خدمات پس از فروش، یک شرکت سعی در رفع آنها نموده است.

شما با دو نوع موجودیت یا Entity در مایکروسافت CRM مواجه هستید:

1. موجودیت ها و Entityهای پیش فرض خود نرم افزار
2. موجودیت ها و Entityهای سفارشی که بدست خود شما ایجاد می شود.

به عنوان مثال تصور کنید که شما در نظر دارید اطلاعات کتاب هایی را که مشتریان شما خوانده اند را ثبت نمایید. برای این مورد، شما اطلاعات مخاطبین و مشتریان خود را به کمک موجودیت از قبل موجودی مثل Contacts یا اشخاص، ثبت و ذخیره میکنید. اما اطلاعات مربوط به کتاب ها رو کجا میخواهید ذخیره کنید؟ شما هیچ موجودیتی در مایکروسافت ندارید که اطلاعات کتاب ها را نگهداری کند. در این سناریو، شما باید یک موجودیت سفارشی  به نام کتاب ها ایجاد کنید و این موجودیت را به کمک روابط که بعدا توضیح داده خواهد شد با موجودیت اشخاص مرتبط سازید.

برای درک بهتر، اجازه دهید مثالی از ثبت و ذخیره اطلاعات پرسنل در مایکروسافت CRM بزنم. انجام این کار توسط فرم های از پیش تعیین شده نرم افزار امکان پذیر است. چرا که شما هم توسط entity account یا موجودیت مشتریان قادر به ثبت اطلاعات شرکت ها هستید. هم توسط entity contacts یا موجودیت اشخاص قادر به ثبت اطلاعات اشخاص و یا پرسنل می باشید. روابط بین این دو موجودیت هم به صورت پیش فرض ایجاد شده است. بنابراین قادر به ثبت اطلاعات پرسنل هر شرکت به صورت مجزا خواهید بود. با این حال ما یک موجودیتی به اسم Employer جهت فهم بهتر مطلب ایجاد خواهیم کرد.

ایجاد یک Entity یا موجودیت:

گام اول- روی نوار اصلی نرم افزار کلیک کنید و گزینه Settings را انتخاب و سپس روی گزینه ی Customization کلیک کنید تا به قسمت سفارشی سازی نرم افزار مراجعه داده شوید.(همانند شکل زیر)

گام دوم- بعد از انتخاب گزینه Customize The System پنجره ای به صورت پاپ آپ ظاهر می شود که از قسمت سمت چپ آن گزینه ی Entity و سپس در سمت راست روی New کلیک کرده و درنهایت entity را انتخاب نمایید. ( مطابق تصویر زیر)

گام سوم- در فرم موجودیت، نام فرم را Employer یا کارمند اسم جمع آن را Employers یا کارمندان قرار دهید. در قسمت ‘Areas that display this entity’ هر سه گزینه Sales, Service ,Marketing را علامت بزنید. این عمل باعث می شود تا این فرم در هرسه sitemap یا منوهای فروش، خدمات و بازاریابی قابل مشاهده باشد.(مطابق تصویر زیر)

گام چهارم- در قسمت primary field شما باید اصلی ترین فیلد فرم را نامگذاری نمایید. توجه داشته باشید این فیلد درواقع لینک اتصال به این فرمی است که شما ساخته اید. هنگامی که شما Viewها یا نماها را تعریف میکنید وجود ستونی با این فیلد کمکی که به شما میکند این است که با کلیک بر روی عنوان این فرم به دیتاهای آن دسترسی خواهید داشت. درغیر این صورت شما باید روی ستون های دیگر نما با دوبار کلیک کردن دسترسی پیدا کنید. هنگامی که شما در حال تعریف lookup فیلدهایی هستین که به این فرم اشاره دارند مجدد این فیلد می باشد که در آن فیلدها مقدار دهی میشود. هنگامی که شما از این فرم به صورت subgrade استفاده میکنید باز این فیلد است که در جستجوها به شما نشان داده خواهد شد.

گام پنجم- بعد از زدن دکمه save موجودیت یا فرم کارمندان ایجاد می شود. و بعد از آن این فرم را در لیست موجودیت های نرم افزار مشاهده خواهید کرد. در صورتی که شما نقش Administratorیی سیستم را برعهده دارید قادر به مشاهده ی این فرم در سایت مپ نرم افزار خواهید بود. در غیر اینصورت جهت نمایش این فرم به سایر کاربران شما باید در قسمت Security Role نحوه نمایش این فرم را به سایر کارمندان تعریف نمایید.