FORGOT YOUR DETAILS?

ایجاد حساب کاربری

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری به عنوان یک تحول بزرگ در سازمان ها شناخته می شود. تحولی که  موجب شد تا کاغذ از روی کار برداشته شود و همه اسناد بر روی فایل ذخیره شوند. اما نکته ای که باید به آن توجه کرد، این است که اتوماسیون اداری تنها برای برآورده ساختن انجام مکاتبات بدون کاغذ (paperless) نیست و ابعاد گسترده تری از سازمان را دستخوش تغییر می کند.

اتوماسیون اداری مفهومی است که با به کار گیری از آن، سازمان ها قادر هستند تا با استفاده از تجهیزات رایانه ای و انواع نرم افزارها، داده ها و اطلاعات را تبادل، ذخیره سازی و مدیریت نمایند و از این طریق وظایف و اهداف سازمان را انجام دهند.

اتوماسیون اداری از چه بخش هایی تشکیل شده است؟

به دلیل اینکه اتوماسیون اداری طیف گسترده ای از وظایف درون سازمانی و برون سازمانی را در بر می گیرد، شامل بخش های مختلف می باشد که در ادامه توضیح داده شده است.

  1. دبیرخانه

هسته ی اصلی یک سیستم اتوماسیون اداری، بخش دبیرخانه است. به این دلیل که تمامی فرآیندهای ارجاع، نامه نگاری ها، کارتابل پرسنل، بایگانی و ثبت نامه ها را شامل می شود. بر این اساس، از انواع تجهیزات ورودی و خروجی مانند اسکنر، چاپگر، فکس، ایمیل سرور و غیره بهره گرفته می شود.

  1. فرم ساز و جریان گردش فرم

علاوه بر نامه های اداری، فرم های اداری نیز دارای جریان کاری معینی هستند. از این جهت، یکی از بخش های اتوماسیون اداری، مربوط به ایجاد فرم و همچنین طراحی جریان کاری آن است. تمامی اطلاعات وارد شده در فرم های اداری، در اتوماسیون اداری به ثبت و مدیریت می گردند.

  1. مدیریت جلسات

یکی دیگر از بخش های اتوماسیون اداری، بخش مدیریت جلسات است که به تنظیم، ثبت، نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و قرارهای کاری اختصاص می یابد.

 

  1. آرشیو الکترونیک

یکی از دغدغه های هر سازمان، آرشیو و مدیریت اسناد است به گونه ای که امکان جستجو و دستیابی به اطلاعات مورد نظر با سرعت و به سهولت امکان پذیر باشد. اتوماسیون اداری با دارا بودن بخش آرشیو الکترونیک این امکان را فراهم نموده است تا بتوان حجم زیادی از اسناد را ذخیره سازی کرد و علاوه بر آن، جستجوی سریع برای یافتن اطلاعات مورد نظر انجام داد.

 

  1. پرتابل مکاتبات برون سازمانی

همانطور که اشاره شد، اتوماسیون اداری وظایف برون سازمانی را نیز در بر می گیرد. به همین منظور، پرتابل مکاتبات برون سازمانی یکی از بخش های سیستم اتوماسیون اداری محسوب می شود و امکان پیگیری مکاتبات خارج از سازمان را فراهم می آورد.

  1. کارتابل آفلاین

یکی از بخش های سیستم اتوماسیون اداری، کارتابل آفلاین است. این بخش موجب می شود تا در صورت متصل نبودن به اینترنت، بتوان به داده های مهم دسترسی پیدا کرد و پس از اتصال به اینترنت، داده ها را به روز رسانی نمود.

  1. سامانه ارسال ایمیل، فکس و پیام

یکی دیگر از بخش های سیستم اتوماسیون اداری، فراهم نمودن امکان استفاده از سامانه ی ارسال فکس، ایمیل و پیام کوتاه می باشد.

مزیت های اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری با دارا بودن بخش های مختلف که پیش تر توضیح داده شد، ابعاد مختلف سازمان را در بر می گیرد. از این جهت اتوماسیون اداری برای سازمان مزایای زیر را در پی خواهد داشت.

  • افزایش توانایی ردگیری مسئولیت ها
  • امکان پیگیری و نظارت بر فعالیت هر کارمند
  • افزایش شفافیت کارها
  • استفاده ی بهینه از زمان
  • افزایش امنیت اطلاعات
  • امکان تصمیم گیری سریع مبنی بر داده ها
بالا